ひとことで言うと
デジタルアーカイブは、資料をデジタル形式で保存し、検索・閲覧・再利用できるように管理することです。単にスキャンするだけでなく、説明情報や保存方法も含みます。
実務で何をする？
原資料を適切な形式でデジタル化し、タイトル、日付、作成者、権利などのメタデータを付けます。ファイルの完全性を確認し、バックアップとアクセス権を管理します。
よくある誤解
PDFを作ればアーカイブが完成するわけではありません。長期保存、検索性、真正性、利用者への公開範囲まで設計する必要があります。
具体例
過去の省エネ報告書を検索可能なPDFに変換し、年度・拠点・出典をメタデータとして登録して監査時に参照できるようにする。
よくある誤解
スキャン画像を一つのフォルダに置くだけで、命名規則や保存期限、アクセス権を決めないこと。